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title: "Gehaltsabrechnung: Arbeitszeitdaten richtig übergeben"
description: "Zeiterfassungsdaten für die Lohnbuchhaltung: Export, Schnittstellen und was übermittelt werden muss."
author: "Redaktion"
category: "hr-grundlagen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Gehaltsabrechnung Arbeitszeit","Lohnbuchhaltung Zeiterfassung","Zeitdaten Export","Lohnabrechnung Stunden"]
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# Gehaltsabrechnung: Arbeitszeitdaten richtig übergeben

Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung – so fließen die Daten richtig.

## Das Wichtigste in Kürze

- Zeitdaten sind Grundlage für Lohnabrechnung
- Überstunden, Zuschläge, Abwesenheiten übermitteln
- Schnittstellen automatisieren den Prozess
- Fristen für Lohnabrechnung beachten
- Datenschutz bei Übergabe

## Welche Daten werden benötigt

### Für die Lohnabrechnung

Was die Buchhaltung braucht:

| Datenart | Verwendung |
|----------|------------|
| Arbeitsstunden | Grundlage für Stundenlohn |
| Überstunden | Zuschlagsberechnung |
| Nachtarbeit | Nachtzuschlag |
| Sonn-/Feiertagsarbeit | Entsprechende Zuschläge |
| Abwesenheiten | Entgeltfortzahlung |

### Detaillierte Auflistung

Was übermittelt wird:

- **Arbeitsstunden** – Gesamt pro Monat
- **Überstunden** – Anzahl Stunden
- **Zuschlagspflichtige Zeit** – Nacht, Sonntag, Feiertag
- **Urlaub** – Genommene Tage
- **Krankheit** – Mit/ohne Entgeltfortzahlung
- **Sonderzahlungen** – Wenn relevant

## Übertragungswege

### Manueller Export

Klassische Methode:

| Format | Eignung |
|--------|---------|
| Excel | Sehr verbreitet |
| CSV | Universal |
| PDF | Zur Dokumentation |
| Papier | Veraltet |

### Schnittstellen

Automatisiert:

- **Direkte Integration** – Zeiterfassung → Lohnsoftware
- **DATEV-Export** – Standard für Steuerberater
- **API** – Individuelle Anbindung
- **Batch-Export** – Zeitgesteuert
- **Middleware** – Zwischensystem

### DATEV-Format

Für Steuerberater:

| Aspekt | Beschreibung |
|--------|--------------|
| Standard | In Deutschland weit verbreitet |
| Format | Definierte Struktur |
| Import | Direkt in DATEV-Software |
| Vorteil | Kein manuelles Übertragen |

## Prozess etablieren

### Zeitlicher Ablauf

Monatlicher Rhythmus:

| Tag | Aktivität |
|-----|-----------|
| Monatsende | Buchungen abschließen |
| 1.-3. | Daten prüfen, korrigieren |
| 3.-5. | Export erstellen |
| 5.-10. | Lohnabrechnung |
| 25. | Auszahlung |

### Verantwortlichkeiten

Wer macht was:

- **Mitarbeiter** – Korrekt buchen, Freigabe
- **Teamleiter** – Prüfen, genehmigen
- **HR** – Export, Übergabe
- **Lohnbuchhaltung** – Verarbeitung, Abrechnung
- **Steuerberater** – Wenn extern

## Typische Probleme

### Fehlerquellen

Was schiefgehen kann:

| Problem | Lösung |
|---------|--------|
| Unvollständige Daten | Kontrollen einbauen |
| Falsche Zuordnung | Prüfen vor Export |
| Frist verpasst | Puffer einplanen |
| Formatfehler | Testexport machen |

### Nachkorrekturen

Wenn es zu spät ist:

- **Im Folgemonat** – Üblich, unkompliziert
- **Rückwirkend** – Aufwändiger, SV beachten
- **Jahresabschluss** – Besonders sorgfältig
- **Dokumentation** – Änderungen nachvollziehbar

## Zuschläge korrekt übergeben

### Zuschlagsarten

Was separat übergeben:

| Zuschlag | Daten |
|----------|-------|
| Überstunden | Anzahl Stunden |
| Nacht | Stunden 23-6 Uhr |
| Sonntag | Stunden an Sonntagen |
| Feiertag | Stunden an Feiertagen |
| Samstag | Wenn tariflich |

### Steuerliche Behandlung

Wichtig zu wissen:

- **Nachtzuschlag** – Bis 25% steuerfrei
- **Sonntagszuschlag** – Bis 50% steuerfrei
- **Feiertagszuschlag** – Bis 125% steuerfrei
- **Überstundenzuschlag** – Nicht steuerfrei
- **Grundlohn** – Basis für Berechnung

## Datenschutz

### DSGVO beachten

Bei der Übergabe:

| Aspekt | Maßnahme |
|--------|----------|
| Verschlüsselung | Bei elektronischer Übertragung |
| Zugangskontrolle | Nur Berechtigte |
| Aufbewahrung | Nach Fristen löschen |
| Dokumentation | Verarbeitungsverzeichnis |

### Externe Dienstleister

Steuerberater etc.:

- **Auftragsverarbeitung** – Vertrag nach Art. 28 DSGVO
- **Sicherheit** – Übertragungsweg prüfen
- **Zugriff** – Nur nötige Daten
- **Löschung** – Nach Auftrag

## Häufige Fragen

### Wie detailliert müssen die Zeitdaten für die Lohnabrechnung sein?

Das hängt vom Vergütungsmodell ab. Bei Festgehalt: Nur Abwesenheiten und Zuschläge relevant. Bei Stundenlohn: Gesamtstunden pro Monat. Bei Zuschlägen: Aufschlüsselung nach Zuschlagsart (Nacht, Sonntag, Feiertag). Im Zweifel: Lieber mehr Daten liefern, Lohnbuchhaltung wählt aus.

### Wann müssen die Daten beim Steuerberater sein?

Typischerweise bis zum 5.-10. des Folgemonats, damit genug Zeit für Lohnlauf und Auszahlung bleibt. Genaue Fristen mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Puffer einplanen für Korrekturen. Je früher, desto entspannter.

### Was tun bei Fehlern nach der Lohnabrechnung?

Schnell korrigieren. Meist wird die Differenz im Folgemonat ausgeglichen. Bei größeren Fehlern oder wenn Sozialversicherung betroffen: Mit Lohnbuchhaltung/Steuerberater abstimmen. Rückwirkende Korrekturen sind möglich, aber aufwändiger. Dokumentation ist wichtig.

### Kann ich Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung integrieren?

Ja, und das ist sehr empfehlenswert. Viele Zeiterfassungssysteme bieten Schnittstellen zu gängiger Lohnsoftware (DATEV, Sage, Lexware). Automatisierung reduziert Fehler und Aufwand. Prüfen Sie bei der Auswahl, ob Ihre Software kompatibel ist.

### Welche Daten darf ich an den Steuerberater geben?

Die für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten: Arbeitszeiten, Zuschläge, Abwesenheiten. Nicht mehr als nötig. Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Übertragung verschlüsseln. Zugangsdaten sicher verwahren. Der Steuerberater unterliegt selbst der Schweigepflicht.

## Fazit

Die Übergabe von Zeiterfassungsdaten an die Lohnbuchhaltung ist ein kritischer Prozess: Vollständigkeit, Richtigkeit und Pünktlichkeit entscheiden über korrekte Gehaltsabrechnungen. Automatisierte Schnittstellen reduzieren Fehler und Aufwand. DATEV-Export ist in Deutschland Standard für externe Steuerberater. Fristen mit Puffer planen, Datenschutz beachten, Korrekturen schnell vornehmen.

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