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title: "Einarbeitung und Onboarding: Arbeitszeit richtig handhaben"
description: "Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Was zur Arbeitszeit zählt und wie Sie Onboarding effizient gestalten."
author: "Redaktion"
category: "hr-grundlagen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Einarbeitung Arbeitszeit","Onboarding Zeit","Probezeit Zeiterfassung","neue Mitarbeiter"]
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# Einarbeitung und Onboarding: Arbeitszeit richtig handhaben

Neue Mitarbeiter brauchen Zeit zum Ankommen – aber wie wird diese Zeit erfasst?

## Das Wichtigste in Kürze

- Einarbeitung ist Arbeitszeit
- Schulungen zählen zur Arbeitszeit
- Zeiterfassung ab erstem Tag
- Probezeit hat keine Sonderregeln
- Einarbeitungszeit planen und tracken

## Einarbeitung ist Arbeitszeit

### Was zählt dazu

Klare Regelung:

| Tätigkeit | Arbeitszeit? |
|-----------|--------------|
| Einweisung | Ja |
| Schulungen | Ja |
| Selbststudium (angeordnet) | Ja |
| E-Learnings | Ja |
| Buddy-Zeit | Ja |
| Kennenlern-Gespräche | Ja |

### Warum es Arbeitszeit ist

Begründung:

- **Weisungsgebunden** – Arbeitgeber ordnet an
- **Fremdnützig** – Im Interesse des AG
- **Vergütet** – Lohn wird gezahlt
- **Pflicht** – Mitarbeiter muss teilnehmen
- **Ort** – Meist im Betrieb

## Zeiterfassung ab Tag 1

### Warum sofort starten

Gründe:

| Grund | Erklärung |
|-------|-----------|
| Gesetzespflicht | Zeiterfassung für alle |
| Gewöhnung | Routine von Anfang an |
| Vollständigkeit | Lückenlose Dokumentation |
| Fairness | Einarbeitung zählt |
| Controlling | Onboarding-Aufwand sichtbar |

### Praktische Umsetzung

Ablauf:

- **Vorbereitung** – Zugang einrichten vor Startdatum
- **Tag 1** – System erklären
- **Erste Woche** – Täglich prüfen
- **Unterstützung** – Fragen beantworten
- **Nach 2 Wochen** – Routine etabliert

## Schulungen und Trainings

### Interne Schulungen

Klare Arbeitszeit:

| Art | Arbeitszeit? |
|-----|--------------|
| Produktschulung | Ja |
| Software-Training | Ja |
| Sicherheitsunterweisung | Ja |
| Compliance-Schulung | Ja |
| Firmenvorstellung | Ja |

### Externe Schulungen

Auch hier:

- **Angeordnet** – Ja, Arbeitszeit
- **Während Arbeitszeit** – Ja, Arbeitszeit
- **Reisezeit** – Meist Arbeitszeit
- **Übernachtung** – Ruhezeit, keine Arbeitszeit
- **Freiwillig nach Feierabend** – Keine Arbeitszeit

## Probezeit

### Keine Sonderregeln

Was gilt:

| Aspekt | Regelung |
|--------|----------|
| Zeiterfassung | Wie für alle |
| Arbeitszeit | Gleiche Grenzen |
| Überstunden | Gleiche Regeln |
| Pausen | Gleiche Pflichten |
| Dokumentation | Gleiche Anforderungen |

### Was anders sein kann

Vertraglich möglich:

- **Kürzere Kündigungsfrist** – Üblich: 2 Wochen
- **Kein Urlaub im ersten Monat** – Wenn vereinbart
- **Intensivere Einarbeitung** – Mehr Zeit nötig
- **Feedbackgespräche** – Häufiger
- **NICHT anders** – Arbeitszeitgesetz gilt

## Onboarding-Aufwand messen

### Warum tracken

Gründe:

| Grund | Nutzen |
|-------|--------|
| Kostentransparenz | Was kostet Einarbeitung? |
| Planung | Ressourcen einkalkulieren |
| Optimierung | Prozesse verbessern |
| Vergleich | Zwischen Abteilungen |
| Recruiting | Kosten pro Einstellung |

### Wie erfassen

Methodik:

- **Neuer Mitarbeiter** – Eigene Arbeitszeit
- **Einarbeitende** – Zeit fürs Einlernen
- **HR** – Administrativer Aufwand
- **Schulungen** – Trainerstunden
- **Zuordnung** – Eigenes Projekt "Onboarding"

## Typische Einarbeitungsdauer

### Nach Komplexität

Orientierungswerte:

| Position | Typische Einarbeitung |
|----------|----------------------|
| Einfache Tätigkeit | 1-2 Wochen |
| Fachkraft | 1-3 Monate |
| Spezialist | 3-6 Monate |
| Führungskraft | 6-12 Monate |

### Phasen

Typischer Verlauf:

- **Orientierung (Woche 1-2)** – Grundlagen, Abläufe
- **Integration (Monat 1-2)** – Aufgaben übernehmen
- **Produktivität (Monat 3-6)** – Eigenständig arbeiten
- **Vollständig (ab Monat 6)** – Volle Leistung

## Häufige Fragen

### Muss ich E-Learning außerhalb der Arbeitszeit machen?

Nein, wenn der Arbeitgeber es anordnet, ist E-Learning Arbeitszeit. Ausnahme: Rein freiwillige Weiterbildung außerhalb der Arbeitszeit. Verpflichtende Compliance-Schulungen oder Produkttrainings sind immer Arbeitszeit – auch wenn Sie sie zu Hause absolvieren.

### Zählt das Lesen von Einarbeitungsunterlagen zur Arbeitszeit?

Ja, wenn es zur Einarbeitung gehört und während der Arbeitszeit oder auf Anordnung erfolgt. Das Durcharbeiten von Handbüchern, Prozessdokumentationen oder Produktunterlagen ist Arbeitszeit. Es ist Teil der Einweisung.

### Wie erfasse ich Zeit, die mir erklärt wird?

Ganz normal als Arbeitszeit auf das entsprechende Projekt oder eine Kategorie 'Einarbeitung'. Die Zeit, in der Sie zuhören und lernen, ist genauso Arbeitszeit wie die Zeit, in der Sie aktiv arbeiten. Sie werden für die Anwesenheit bezahlt.

### Kann ich in der Einarbeitung Überstunden machen?

Ja, die normalen Überstundenregeln gelten. Wenn Sie länger arbeiten, sollte das erfasst und vergütet/ausgeglichen werden. Allerdings: Überstunden in der Einarbeitung deuten auf schlechte Planung hin – neue Mitarbeiter sollten nicht überlastet werden.

### Wer bezahlt die Einarbeitung bei Leiharbeitern?

Der Entleiher (Einsatzbetrieb) stellt die Einarbeitung, die Zeit wird aber beim Verleiher erfasst und dort bezahlt. Der Entleiher zahlt den Stundenpreis an den Verleiher. Die Einarbeitungszeit ist in der Stundenkalkulation normalerweise eingepreist.

## Fazit

Einarbeitung und Onboarding sind vollständig Arbeitszeit – vom ersten Tag an. Schulungen, Einweisungen, E-Learnings und Buddy-Gespräche zählen dazu. Die Zeiterfassung sollte ab Tag 1 laufen, auch um den Onboarding-Aufwand transparent zu machen. Die Probezeit hat keine arbeitszeitrechtlichen Sonderregeln. Ein strukturiertes Onboarding mit klarer Zeiterfassung hilft neuen Mitarbeitenden beim Start und dem Unternehmen bei der Planung.

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