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title: "Zeiterfassung in Vereinen und NGOs"
description: "Zeiterfassung für Vereine und NGOs: Hauptamtliche und ehrenamtliche Zeiten richtig erfassen und dokumentieren."
author: "Redaktion"
category: "branchen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung Verein","NGO Arbeitszeit","gemeinnützig Stempeluhr","Ehrenamt Dokumentation","Verein Mitarbeiter"]
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# Zeiterfassung in Vereinen und NGOs

Vereine und gemeinnützige Organisationen beschäftigen Hauptamtliche und koordinieren Ehrenamtliche. Beide Gruppen haben unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung.

## Das Wichtigste in Kürze

- Hauptamtliche: Volle Arbeitszeiterfassung wie in Unternehmen
- Ehrenamtliche: Keine Pflicht, aber oft sinnvoll
- Projektförderung: Oft Nachweis der Arbeitszeit erforderlich
- Minijobber: Dokumentationspflicht besteht
- Mischformen beachten

## Hauptamtliche Mitarbeiter

### Rechtliche Situation

Hauptamtliche in Vereinen:

| Aspekt | Regelung |
|--------|----------|
| Arbeitsrecht | Gilt vollständig |
| Arbeitszeitgesetz | Gilt vollständig |
| Zeiterfassungspflicht | Ja, wie in Unternehmen |
| Sozialversicherung | Voll versichert |

### Typische Positionen

- **Geschäftsführung**
- **Projektleitung**
- **Verwaltung/Buchhaltung**
- **Öffentlichkeitsarbeit**
- **Fundraising**
- **Projektmitarbeiter**
- **Assistenz**

### Zeiterfassung für Hauptamtliche

Wie in anderen Organisationen:

- Arbeitsbeginn und -ende
- Pausen
- Überstunden
- Urlaub und Krankheit

## Ehrenamtliche

### Keine Arbeitnehmer

Ehrenamtliche sind rechtlich keine Arbeitnehmer:

| Merkmal | Arbeitnehmer | Ehrenamtlicher |
|---------|--------------|----------------|
| Weisungsgebunden | Ja | Eingeschränkt |
| Vergütung | Ja | Nein (Aufwandspauschale möglich) |
| Kündigungsschutz | Ja | Nein |
| Arbeitszeitgesetz | Gilt | Gilt nicht |

### Warum trotzdem erfassen?

Gute Gründe für Dokumentation:

- Nachweis gegenüber Fördermittelgebern
- Versicherungsschutz (Unfallversicherung)
- Wertschätzung der geleisteten Arbeit
- Planung und Koordination

### Einfache Erfassung

Für Ehrenamtliche geeignet:

| Methode | Vorteil |
|---------|---------|
| Papierliste | Einfach, kein Gerät nötig |
| Einfache App | Schnell am Smartphone |
| Excel-Tabelle | Kostenfrei |
| Selbstauskunft | Einmal pro Monat ausfüllen |

## Projektförderung

### Fördermittel und Nachweise

Bei öffentlicher Förderung oft:

- **Personalkosten nachweisen**
- **Stundenzettel vorlegen**
- **Projektbezogene Zuordnung**
- **Monatliche/quartalsweise Berichte**
- **Schlussabrechnung**

### Stundenzettel für Förderprojekte

Was oft verlangt wird:

| Element | Anforderung |
|---------|-------------|
| Name | Wer hat gearbeitet? |
| Datum | An welchem Tag? |
| Stunden | Wie viele? |
| Tätigkeit | Was wurde gemacht? |
| Projekt | Welches Förderprojekt? |
| Unterschrift | Bestätigung |

### Ehrenamtliche in Förderprojekten

Ehrenamtliche Arbeit als Eigenanteil:

- Oft als „Eigenleistung" anerkannt
- Dokumentation wichtig
- Stundenwert kann angesetzt werden
- Nachweispflicht wie bei Hauptamtlichen

## Minijobber im Verein

### Besondere Regelungen

Vereine beschäftigen oft Minijobber:

| Aspekt | Regelung |
|--------|----------|
| Verdienstgrenze | 538 € (2024) |
| Zeiterfassung | Pflicht (wie bei anderen Arbeitgebern) |
| Mindestlohn | Gilt |
| Aufbewahrung | 2 Jahre |

### Typische Minijobs

- **Trainertätigkeit**
- **Büroaushilfe**
- **Platzwart**
- **Kassenwart mit Vergütung**
- **Jugendarbeit**
- **Veranstaltungshilfe**

## Übungsleiter und Trainer

### Übungsleiterpauschale

Steuerfrei bis zu bestimmten Grenzen:

| Pauschale | Betrag (2024) |
|-----------|---------------|
| Übungsleiterpauschale | 3.000 €/Jahr |
| Ehrenamtspauschale | 840 €/Jahr |

### Zeiterfassung für Übungsleiter

Empfehlung:

- Trainingsstunden dokumentieren
- Vor- und Nachbereitung
- Wettkampfbegleitung
- Fahrtzeiten (wenn vergütet)

## Veranstaltungen

### Zeiterfassung bei Events

Bei Vereinsveranstaltungen:

| Gruppe | Erfassung |
|--------|-----------|
| Hauptamtliche | Arbeitszeit voll erfassen |
| Minijobber | Arbeitszeit erfassen |
| Ehrenamtliche | Dokumentation empfohlen |
| Externe Helfer | Ggf. für Versicherung |

### Besondere Arbeitszeiten

Bei Veranstaltungen oft:

- Lange Tage
- Wochenendarbeit
- Abendveranstaltungen
- Arbeitszeitgesetz für Hauptamtliche beachten!

## Mischformen

### Wenn die Grenzen verschwimmen

In der Praxis oft:

- Ehrenamtlicher wird zum Minijobber
- Teilzeit-Hauptamtlicher mit ehrenamtlichem Engagement
- Übungsleiter mit verschiedenen Rollen

### Klare Trennung

Empfehlung:

- Rollen klar definieren
- Verträge sauber gestalten
- Zeiten getrennt erfassen
- Vergütung eindeutig zuordnen

## Vorstand

### Ehrenamtlicher Vorstand

Vorstände sind meist ehrenamtlich:

- Keine Arbeitnehmer
- Keine Arbeitszeiterfassungspflicht
- Aber: Kann für Entlastung dokumentiert werden

### Hauptamtlicher Vorstand

Bei größeren NGOs:

- Arbeitsvertrag möglich
- Dann volle Arbeitszeiterfassung
- Wie andere Hauptamtliche

## Häufige Fragen

### Müssen Ehrenamtliche ihre Zeit erfassen?

Rechtlich nein, da sie keine Arbeitnehmer sind. Praktisch ist eine Dokumentation aber oft sinnvoll – für Fördernachweise, die Unfallversicherung oder einfach zur Wertschätzung der geleisteten Arbeit.

### Gilt das Arbeitszeitgesetz für unsere Vereinsmitarbeiter?

Für hauptamtliche Mitarbeiter mit Arbeitsvertrag gilt das Arbeitszeitgesetz vollständig. Für ehrenamtliche Helfer gilt es nicht – sie sind keine Arbeitnehmer im rechtlichen Sinne.

### Wie dokumentiere ich Stunden für Förderprojekte?

Fördermittelgeber verlangen meist Stundenzettel mit Datum, Dauer, Tätigkeit und Unterschrift. Auch ehrenamtliche Stunden können oft als Eigenleistung angerechnet werden, brauchen aber die gleiche Dokumentation.

### Was ist mit der Übungsleiterpauschale und Zeiterfassung?

Die steuerfreie Pauschale (bis 3.000 €/Jahr) ändert nichts an der Frage, ob jemand Arbeitnehmer ist. Wenn die Kriterien eines Arbeitsverhältnisses erfüllt sind, muss die Zeit erfasst werden – unabhängig von der steuerlichen Behandlung.

### Müssen wir für Minijobber im Verein die Zeit erfassen?

Ja, die Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten gilt auch für Vereine als Arbeitgeber. Minijobber sind Arbeitnehmer, und deren Arbeitszeit muss dokumentiert werden.

## Fazit

Zeiterfassung in Vereinen und NGOs betrifft vor allem die hauptamtlichen Mitarbeiter – hier gelten die gleichen Regeln wie in Unternehmen. Für Ehrenamtliche besteht keine Pflicht, aber eine Dokumentation ist oft sinnvoll – insbesondere bei Förderprojekten. Minijobber (z.B. Trainer, Aushilfen) unterliegen der Dokumentationspflicht. Wichtig ist eine klare Trennung der verschiedenen Tätigkeitsformen.

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