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title: "Zeiterfassung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer"
description: "Zeiterfassung für Steuerberater und WP: Mandantenzeiten, Jahresabschluss und Gebührenabrechnung richtig erfassen."
author: "Redaktion"
category: "branchen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung Wirtschaftsprüfer","Steuerkanzlei Arbeitszeit","WP Stempeluhr","Mandantenzeit Steuerberater","Kanzlei Zeiterfassung"]
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# Zeiterfassung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten mandantenbezogen mit saisonalen Spitzen. Die Zeiterfassung ist Grundlage für Abrechnung und Kalkulation.

## Das Wichtigste in Kürze

- Mandantenzeit ist Basis für Gebührenabrechnung
- StBVV/WPO erlauben Zeitgebühren
- Jahresabschluss-Saison als Spitzenzeit
- Interne Tätigkeiten getrennt erfassen
- Dokumentation für Haftungsfragen wichtig

## Besonderheiten der Branche

### Gebührenabrechnung

Steuerberater rechnen nach:

| Grundlage | Beschreibung |
|-----------|--------------|
| StBVV | Steuerberatervergütungsverordnung |
| Gegenstandswert | Wert der Sache (z.B. Bilanzsumme) |
| Zeitgebühr | Nach Stunden (30-75 € lt. StBVV) |
| Pauschalhonorar | Vereinbarte Pauschale |

### Für Wirtschaftsprüfer

WP rechnen oft nach:

- WPO (Wirtschaftsprüferordnung)
- Zeitaufwand (Stundensätze)
- Gegenstandswert bei Prüfungen
- Individuelle Vereinbarungen

### Saisonale Spitzen

- **Jan-Mai: Jahresabschluss-Saison (Hochlast)**
- **Mai-Jul: Steuererklärungen (Hochlast)**
- **Jul-Sep: Etwas ruhiger**
- **Okt-Dez: Vorbereitung Jahresabschluss**
- **Dezember: Ruhiger, aber Jahresabschlussvorbereitungen**

## Struktur der Zeiterfassung

### Mandantenebene

Grundstruktur:

- **Mandant A (GmbH)** – Jahresabschluss 2025
- Lohnbuchhaltung monatlich
- Steuererklärungen 2025
- Beratung ad hoc
- **Mandant B (Freiberufler)** – Einnahmenüberschussrechnung
- Steuererklärung
- **Intern** – Fortbildung
- Kanzleiorganisation

### Tätigkeitsarten

| Tätigkeit | Beispiel |
|-----------|----------|
| Jahresabschluss | Bilanz, GuV erstellen |
| Steuererklärungen | ESt, USt, GewSt |
| Lohn | Monatliche Abrechnungen |
| Finanzbuchhaltung | Laufende Buchführung |
| Beratung | Gestaltung, Fragen |
| Korrespondenz | Finanzamt, Mandant |

## Zeitgebühr nach StBVV

### Wann Zeitgebühr?

Die Zeitgebühr ist zulässig für:

- Beratung
- Gutachten
- Tätigkeiten ohne Gegenstandswert
- Vereinbarte Abrechnung nach Zeit

### Rahmen der Zeitgebühr

| StBVV | Betrag pro halbe Stunde |
|-------|-------------------------|
| Mindestgebühr | 30 € |
| Höchstgebühr | 75 € |
| Üblich | Dazwischen nach Schwierigkeit |

### Dokumentation

Für Zeitgebühren erforderlich:

- Genaue Zeitaufschreibung
- Tätigkeitsbeschreibung
- Zuordnung zum Auftrag
- Nachvollziehbare Abrechnung

## Jahresabschluss-Projekte

### Projektstruktur

Für größere Mandate:

- **Abstimmung Buchhaltung**
- **Abschlussbuchungen**
- **Bilanz erstellen**
- **GuV erstellen**
- **Anhang**
- **Lagebericht (wenn erforderlich)**
- **Review intern**
- **Besprechung Mandant**

### Zeiterfassung pro Phase

Für Kalkulation wichtig:

| Phase | Typischer Anteil |
|-------|------------------|
| Vorbereitung | 10-15% |
| Abschlussbuchungen | 30-40% |
| Erstellung | 30-40% |
| Qualitätskontrolle | 10-15% |
| Besprechung | 5-10% |

## Laufende Mandate

### Monatliche Tätigkeiten

Regelmäßige Aufgaben:

| Tätigkeit | Häufigkeit |
|-----------|------------|
| Lohnabrechnung | Monatlich |
| Finanzbuchhaltung | Monatlich/quartalsweise |
| USt-Voranmeldung | Monatlich/quartalsweise |
| ZM | Bei Bedarf |

### Pauschalabrechnung

Bei Pauschalhonoraren:

- Trotzdem Zeit erfassen (intern)
- Profitabilität prüfen
- Nachkalkulation möglich
- Basis für Preisanpassungen

## Interne Zeiten

### Was gehört dazu?

| Tätigkeit | Intern |
|-----------|--------|
| Fortbildung | Ja |
| Fachliteratur | Ja |
| Kanzleiorganisation | Ja |
| Teambesprechungen | Ja |
| Akquise | Ja |
| Mandantenpflege (ohne Auftrag) | Grenzbereich |

### Warum erfassen?

- Gesetzliche Pflicht
- Overhead-Kosten kennen
- Kapazitätsplanung
- Realistische Kalkulation

## Compliance und Qualitätssicherung

### Dokumentation für Haftung

Zeiterfassung als Beleg:

- Wann wurde was bearbeitet?
- Sorgfältiger Umgang nachweisbar
- Bei Regressforderungen relevant
- Aufbewahrung empfohlen

### Qualitätskontrolle

Zeit für Review einplanen:

- 4-Augen-Prinzip
- Senior prüft Junior
- Zeit als QM-Nachweis

## Kanzleiorganisation

### Teams und Bereiche

| Bereich | Typische Struktur |
|---------|-------------------|
| Jahresabschlüsse | Team mit Seniors |
| Steuererklärungen | Gemischtes Team |
| Lohn | Spezialisiertes Team |
| Finanzbuchhaltung | Sachbearbeiter |

### Auswertungen

Was die Zeiterfassung liefert:

- Stunden pro Mandant
- Profitabilität pro Mandant
- Auslastung pro Mitarbeiter
- Saisonale Vergleiche

## Arbeitszeit in der Saison

### Hohe Belastung

In der Hochsaison:

- Überstunden sind üblich
- Arbeitszeitgesetz beachten
- Max. 10 Stunden pro Tag
- Ausgleich in ruhiger Zeit

### Dokumentation wichtig

Gerade in Spitzenzeiten:

- Jede Stunde erfassen
- Überstunden dokumentieren
- Für Ausgleich oder Vergütung
- Arbeitszeitgesetz-Compliance

## Häufige Fragen

### Muss ich als Steuerberater Arbeitszeiten erfassen?

Ja, auch Steuerberater und ihre Angestellten unterliegen dem Arbeitszeitgesetz. Die Zeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben. Für die Abrechnung nach Zeitgebühr brauchen Sie ohnehin eine genaue Dokumentation.

### Wie detailliert sollte ich Mandantenzeit erfassen?

Mindestens pro Mandat und Auftragsart (z.B. Jahresabschluss, Steuererklärung). Für größere Projekte empfiehlt sich eine weitere Unterteilung nach Tätigkeiten. Das hilft bei der Nachkalkulation und Abrechnung.

### Was ist mit Tätigkeiten ohne konkreten Auftrag?

Auch allgemeine Beratungsgespräche, E-Mails und Telefonate sollten dem Mandanten zugeordnet werden. Selbst wenn nicht jede Minute abgerechnet wird, ist die Dokumentation für die Gesamtkalkulation wichtig.

### Wie gehe ich mit Pauschalhonoraren um?

Auch bei Pauschalen sollten Sie die Zeit erfassen – intern. So sehen Sie, ob die Pauschale kostendeckend ist, und haben eine Basis für Preisanpassungen oder Nachverhandlungen.

### Gilt das Arbeitszeitgesetz auch für mich als Kanzleiinhaber?

Als selbstständiger Steuerberater gilt das Arbeitszeitgesetz nicht für Sie persönlich. Für Ihre Angestellten gilt es jedoch uneingeschränkt – auch in der Jahresabschlusssaison. Hier müssen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

## Fazit

Zeiterfassung in Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung ist doppelt wichtig: für die Gebührenabrechnung und für die gesetzliche Compliance. Eine Struktur nach Mandanten und Aufträgen ermöglicht transparente Abrechnung und realistische Kalkulation. Gerade in der Hochsaison ist die Dokumentation der Überstunden wichtig – das Arbeitszeitgesetz gilt auch für Kanzleimitarbeiter.

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