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title: "Zeiterfassung für Rechtsanwälte und Steuerberater"
description: "Zeiterfassung für Rechtsanwälte und Steuerberater: Abrechnungsfähige Stunden erfassen, Mandanten zuordnen und profitabel arbeiten."
author: "Redaktion"
category: "branchen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung Rechtsanwalt","Zeiterfassung Steuerberater","Kanzlei Zeiterfassung"]
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# Zeiterfassung für Rechtsanwälte und Steuerberater

In Kanzleien ist Zeit Geld – im wörtlichen Sinn. Ob Stundenabrechnung oder Pauschalhonorar: Nur wer die aufgewendete Zeit kennt, kann profitabel arbeiten und fair abrechnen.

## Das Wichtigste in Kürze

- Zeiterfassung ist für Kanzleien geschäftsrelevant, nicht nur Compliance
- Mandanten- und Fallzuordnung ermöglicht genaue Abrechnung
- Tätigkeitsbeschreibungen sind für Honorarnoten wichtig
- Mobile Erfassung spart Zeit bei Gerichtsterminen und Außenterminen
- Integration mit Kanzleisoftware vermeidet Doppelarbeit

## Warum Zeiterfassung in der Kanzlei?

### Abrechnungsgrundlage

**Stundenhonorar:**
Die erfassten Stunden sind direkt abrechnungsrelevant.

**Pauschalhonorar:**
Auch hier ist die Zeiterfassung wichtig:
- Nachkalkulation (war das Mandat profitabel?)
- Pauschalen für zukünftige Mandate besser kalkulieren
- Überschreitungen erkennen

### Profitabilitätsanalyse

**Auswertungen:**
- Welche Mandate sind profitabel?
- Welche Tätigkeiten kosten zu viel Zeit?
- Wie hoch ist die fakturierbare Quote?

### Compliance

**Auch für Kanzleien gilt:**
- Zeiterfassungspflicht nach BAG-Urteil
- Arbeitszeitgesetz (für angestellte Anwälte)
- Dokumentationspflicht

## Besonderheiten in Kanzleien

### Mandanten- und Fallstruktur

**Typische Hierarchie:**
- **Mandat/Akte (z.B. Markenrechtsstreit)** – Teilaufgabe (z.B. Schriftsatz)

### Tätigkeitskategorien

**Typische Kategorien:**
- Beratung
- Schriftsätze verfassen
- Korrespondenz
- Gerichtstermine
- Recherche
- Besprechungen
- Reisezeit

### Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Zeit

**Abrechenbar:**
- Mandatsarbeit
- Gerichtstermine
- Beratungsgespräche

**Nicht abrechenbar:**
- Akquise
- Weiterbildung
- Kanzleiverwaltung
- Mitarbeiterbesprechungen

> **Tipp:**
>
> Erfassen Sie auch nicht-abrechenbare Zeit. So sehen Sie, wie viel Ihrer Kapazität tatsächlich in fakturierbare Arbeit fließt.

## Zeiterfassung für verschiedene Rollen

### Anwälte/Steuerberater

**Anforderungen:**
- Mandantenzuordnung
- Tätigkeitsbeschreibung (für Honorarnote)
- Mobile Erfassung (Außentermine)
- Schnelle Eingabe

**Praxis:**
Erfassung oft per Timer, der nach Tätigkeitswechsel gestoppt wird.

### Rechtsanwaltsfachangestellte/Steuerfachangestellte

**Anforderungen:**
- Mandantenzuordnung
- Tätigkeitskategorien
- Normale Zeiterfassung (Kommen/Gehen)

**Praxis:**
Kombination aus Projektzeiterfassung (Mandate) und normaler Arbeitszeit.

### Referendare/Praktikanten

**Anforderungen:**
- Ausbildungsnachweis
- Mandatsbezogene Erfassung
- Stundenbegrenzungen beachten

## Technische Umsetzung

### Anforderungen an die Software

**Muss-Kriterien:**
☐ Mandanten- und Aktenstruktur
☐ Tätigkeitsbeschreibung (Freitext oder Kategorien)
☐ Timer-Funktion
☐ Mobile App
☐ Honorarnoten-Export
☐ Auswertungen nach Mandanten

**Kann-Kriterien:**
☐ Integration mit Kanzleisoftware (RA-MICRO, DATEV, etc.)
☐ Automatische Abrechnung
☐ Budgetüberwachung pro Mandat
☐ Konfliktprüfung

### Timer vs. manuelle Eingabe

**Timer:**
- Genauer
- Weniger Schätzungen
- Braucht Disziplin beim Wechsel

**Manuelle Eingabe:**
- Nachträgliche Erfassung möglich
- Weniger Unterbrechung im Workflow
- Ungenauer

**Empfehlung:**
Timer für konzentrierte Mandatsarbeit, manuelle Eingabe für kurze Tätigkeiten.

### Integration mit Kanzleisoftware

**Möglichkeiten:**
- Direkte Integration (Zeiten fließen in Honorarnote)
- Export/Import (CSV, Excel)
- API-Schnittstellen

**Gängige Systeme:**
- RA-MICRO
- AnNoText
- DATEV (Steuerberater)
- Lexware
- Advokat

> **Hinweis:**
>
> Prüfen Sie vor der Anschaffung, ob die Zeiterfassungssoftware mit Ihrer Kanzleisoftware kompatibel ist. Integration spart erheblich Zeit bei der Abrechnung.

## Erfassung typischer Tätigkeiten

### Mandantengespräch

**Erfassen:**
- Start/Ende
- Mandant/Akte
- Kategorie: Beratung
- Kurze Beschreibung

**Beispiel:**
```
10:00-11:15 | Müller GmbH / Markenstreit
Beratung | Besprechung zur Klageerwiderung
```

### Schriftsatz verfassen

**Erfassen:**
- Zeitraum (Timer empfohlen)
- Mandant/Akte
- Kategorie: Schriftsatz
- Was wurde verfasst

### Gerichtstermin

**Erfassen:**
- Gesamtzeit (inkl. Wartezeit)
- Reisezeit separat
- Mandant/Akte
- Ergebnis kurz notieren

### Telefonat

**Erfassen:**
- Dauer (oft in 6-Minuten-Einheiten)
- Mandant
- Ansprechpartner
- Thema

## Abrechnungspraktiken

### 6-Minuten-Taktung

**Prinzip:**
Zeit wird in Zehntelstunden (6 Minuten) abgerechnet.

**Umrechnung:**
- 6 Min. = 0,1 Std.
- 12 Min. = 0,2 Std.
- 30 Min. = 0,5 Std.

**Vorteil:**
Auch kurze Tätigkeiten (Telefonat) werden erfasst.

### Pauschalbeträge

**Bei Standardtätigkeiten:**
- Telefoneinheit: 0,25 Std.
- E-Mail: 0,1 Std.
- Briefentwurf: Je nach Umfang

### Honorarnote

**Inhalt:**
- Datum der Tätigkeit
- Beschreibung
- Zeitaufwand
- Stundensatz
- Summe

**Aus Zeiterfassung generieren:**
Export der erfassten Zeiten, formatiert als Honorarnote.

## Kennzahlen für Kanzleien

### Fakturierbare Quote

**Formel:**
```
Quote = Abrechenbare Stunden / Gesamtstunden × 100%
```

**Zielwerte:**
- Anwälte: 60-80%
- Partner: 50-70% (mehr Akquise)
- Angestellte Anwälte: 70-80%

### Realisierungsquote

**Formel:**
```
Realisierung = Abgerechnete Stunden / Erfasste Stunden × 100%
```

**Bedeutung:**
Wie viel der geleisteten Zeit wird tatsächlich in Rechnung gestellt?

### Profitabilität pro Mandant

**Formel:**
```
Profitabilität = Honorar - (Stunden × Kostensatz)
```

## Häufige Fragen zur Kanzlei-Zeiterfassung

### Muss ich auch für Pauschalhonorare Zeit erfassen?

Es ist nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Nur so wissen Sie, ob Ihre Pauschalen profitabel sind. Mandanten, die mehr Zeit brauchen als eingeplant, sollten erkannt werden, um Pauschalen anzupassen oder gezielt nachzuverhandeln.

### Wie genau muss ich Tätigkeiten beschreiben?

Für die Honorarnote sollte die Beschreibung so genau sein, dass der Mandant nachvollziehen kann, wofür er zahlt. Beispiel: 'Prüfung und Beantwortung der gegnerischen Schreiben vom 12.03.' statt nur 'Korrespondenz'. Das erhöht die Akzeptanz der Rechnung.

### Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Kanzleien?

Ja, das BAG-Urteil gilt auch für Kanzleien mit angestellten Anwälten oder Mitarbeitern. Auch wenn Anwälte oft eigenverantwortlich arbeiten, müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden. Für Selbständige (Partner ohne Anstellung) gilt die Pflicht nicht.

### Wie erfasse ich Reisezeit?

Reisezeit sollte separat erfasst werden, da sie oft anders abgerechnet wird als reine Arbeitszeit (z.B. halber Stundensatz). Notieren Sie Start, Ende, Ziel und ob Sie während der Reise gearbeitet haben (z.B. Akten lesen im Zug).

## Fazit

Zeiterfassung ist für Kanzleien doppelt wichtig: als Abrechnungsgrundlage und für die Profitabilitätsanalyse. Eine gute Lösung ermöglicht mandantenbezogene Erfassung, Tätigkeitsbeschreibungen und Integration mit der Kanzleisoftware. Investieren Sie in eine Lösung, die zu Ihrem Workflow passt – die Zeit dafür holen Sie schnell wieder rein.

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