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title: "Zeiterfassung in der stationären Pflege"
description: "Zeiterfassung in Pflegeheimen und stationärer Pflege: Schichtplanung, Dokumentation und gesetzliche Anforderungen für Pflegeeinrichtungen."
author: "Redaktion"
category: "branchen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung stationäre Pflege","Zeiterfassung Pflegeheim","Arbeitszeit Altenpflege"]
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# Zeiterfassung in der stationären Pflege

Pflegeheime und stationäre Pflegeeinrichtungen arbeiten rund um die Uhr – und das mit knappem Personal. Zeiterfassung muss hier effizient sein, den Schichtbetrieb abbilden und gleichzeitig Dokumentationspflichten erfüllen.

## Das Wichtigste in Kürze

- 24/7-Betrieb erfordert durchgängige Schichtplanung
- Nacht- und Wochenendzuschläge müssen automatisch berechnet werden
- Qualifikationen (Fachkraft, Hilfskraft) beeinflussen die Einsatzplanung
- Pflegeschlüssel und Personalmindestbesetzung nachweisen
- Ruhezeiten bei Schichtwechsel besonders wichtig

## Besonderheiten der stationären Pflege

### 24-Stunden-Betrieb

**Herausforderungen:**
- Rund-um-die-Uhr-Besetzung erforderlich
- Wechselschichten mit Früh, Spät, Nacht
- Wochenend- und Feiertagsdienste
- Bereitschaftsdienste nachts

### Personalknappheit

**Auswirkungen auf Zeiterfassung:**
- Überstunden sind häufig
- Einspringen bei Krankheit
- Flexible Schichttausche nötig
- Arbeitsbelastung dokumentieren

### Qualifikationsmix

**Verschiedene Berufsgruppen:**
- Examinierte Pflegefachkräfte
- Pflegehelfer
- Alltagsbegleiter
- Betreuungskräfte (§ 43b SGB XI)
- Auszubildende

## Schichtmodelle in der Pflege

### Typisches Drei-Schicht-System

| Schicht | Zeiten | Besonderheiten |
|---------|--------|----------------|
| Frühdienst | 6:00-14:30 | Morgenpflege, Arztvisiten |
| Spätdienst | 13:30-22:00 | Abendpflege, Angehörigenbesuche |
| Nachtdienst | 21:30-6:30 | Nachtruhe, Notfälle |

### Übergabezeiten

**Überlappung wichtig:**
- Schichtübergabe 30 Minuten
- Information über Bewohner
- Dokumentation übergeben
- Besondere Vorkommnisse

### Geteilte Dienste

**In manchen Einrichtungen:**
- Frühschicht + Nachmittagsdienst
- Anpassung an Bewohnerbedürfnisse
- Komplexere Zeiterfassung nötig

> **Tipp:**
>
> Planen Sie ausreichend Übergabezeit ein und erfassen Sie diese als Arbeitszeit. Eine gute Übergabe verhindert Fehler und erhöht die Pflegequalität.

## Anforderungen an die Zeiterfassung

### Grundfunktionen

**Unverzichtbar:**
- Schichterfassung mit verschiedenen Diensten
- Automatische Zuschlagsberechnung
- Ruhezeitprüfung
- Qualifikationszuordnung

### Erweiterte Funktionen

**Sehr nützlich:**
- Dienstplan-Integration
- Personalbedarfsabgleich
- Einspring-Management
- Ausfallstatistiken

### Nachweisfunktionen

**Für Prüfungen:**
- Personalmindestbesetzung dokumentieren
- Fachkraftquote nachweisen
- Nachtdienstbesetzung belegen

## Zuschläge in der Pflege

### Nachtarbeitszuschlag

**Typisch in AVR/TVöD:**
- 20-25% für Nachtarbeit (20:00/21:00 bis 6:00)
- Teils höhere Sätze bei Wechselschicht

### Wochenendzuschlag

**Samstag:**
- Oft 15-20% Zuschlag
- Ab 13:00 Uhr oder ganztägig

**Sonntag:**
- 25-50% Zuschlag
- Steuerfreier Anteil beachten

### Feiertagszuschlag

**Typisch:**
- 35-100% Zuschlag
- Je nach Feiertag unterschiedlich
- Teils zusätzlich Freizeitausgleich

### Wechselschichtzulage

**Bei regelmäßigem Wechsel:**
- Monatliche Pauschale
- Oder Stundenzuschlag
- Tarifvertraglich geregelt

## Ruhezeiten einhalten

### 11-Stunden-Regel

**Gesetzliche Mindestanforderung:**
Nach Ende der Arbeitszeit mindestens 11 Stunden Ruhe.

**Problem in der Pflege:**
- Spätdienst endet 22:00 Uhr
- Frühdienst beginnt 6:00 Uhr
- Nur 8 Stunden Ruhezeit!

### Verkürzung auf 10 Stunden

**§ 5 Abs. 2 ArbZG:**
In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen kann die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden.

**Bedingung:**
Ausgleich innerhalb von 4 Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit.

### Systemunterstützung

**Automatische Prüfung:**
- Warnung bei Ruhezeitunterschreitung
- Auch bei Schichttausch
- Dokumentation für Prüfungen

> **Hinweis:**
>
> Die Verkürzung der Ruhezeit auf 10 Stunden ist keine Dauerlösung. Planen Sie so, dass 11 Stunden die Regel und 10 Stunden die Ausnahme sind.

## Personalmindestbesetzung

### Personalschlüssel

**Je nach Bundesland und Pflegegrad:**
Vorgaben für Fachkraft-Bewohner-Verhältnis.

**Beispiel:**
1 Fachkraft für 8 Bewohner im Tagdienst.

### Nachweispflicht

**Zeiterfassung hilft:**
- Tatsächliche Besetzung dokumentieren
- Fachkraftanteil nachweisen
- Abweichungen begründen

### Auswertungen

**Für MDK/Prüfungen:**
- Tägliche Besetzung
- Qualifikationsmix
- Nachtdienstbesetzung

## Einspringen bei Krankheit

### Häufige Situation

**Realität in der Pflege:**
- Krankmeldung kurzfristig
- Schicht muss besetzt werden
- Jemand muss einspringen

### Systemunterstützung

**Funktionen:**
- Schnelle Verfügbarkeitsabfrage
- Qualifikationsabgleich
- Ruhezeitprüfung vor Anfrage
- Dokumentation der Anfrage/Zusage

### Überstundenmanagement

**Risiko:**
Häufiges Einspringen führt zu Überstunden und Erschöpfung.

**Auswertung wichtig:**
- Wer springt wie oft ein?
- Überstundenverteilung fair?
- Belastungsgrenzen erreicht?

## Bereitschaftsdienst nachts

### Modelle

**Voller Nachtdienst:**
- Pflegekraft vor Ort
- Volle Arbeitszeit
- Normale Vergütung + Zuschlag

**Bereitschaftsdienst:**
- Pflegekraft vor Ort, aber Ruhe möglich
- Anteilige Anrechnung als Arbeitszeit
- Reduzierte Vergütung für Bereitschaftszeit

### Zeiterfassung bei Bereitschaft

**Erfassen:**
- Beginn und Ende der Bereitschaft
- Tatsächliche Einsätze
- Ruhezeiten während der Bereitschaft

### Vergütungsmodelle

**Nach AVR/TVöD:**
- Stufe I: 60% als Arbeitszeit (geringe Inanspruchnahme)
- Stufe II: 75% als Arbeitszeit (mittlere Inanspruchnahme)
- Stufe III: 90% als Arbeitszeit (hohe Inanspruchnahme)

## Dokumentation und Pflege

### Zeiterfassung vs. Pflegedokumentation

**Zwei verschiedene Dinge:**
- Zeiterfassung: Arbeitszeit des Mitarbeiters
- Pflegedokumentation: Leistungen am Bewohner

**Aber Zusammenhang:**
Arbeitszeit sollte für Pflegeleistungen ausreichen.

### Keine Doppelerfassung

**Effizient arbeiten:**
- Zeiterfassung am Terminal oder App
- Pflegedokumentation separat
- Keine redundante Eingabe

## Hardware-Optionen

### Stationäre Terminals

**Platzierung:**
- Eingangsbereich (nach Umkleide)
- Auf jeder Station
- Oder zentral

**Anforderungen:**
- Robust
- Einfache Bedienung
- Schnelle Erfassung

### Mobile Erfassung

**Für Pflegekräfte:**
- Stempeln auf Station
- Weniger Wege
- Oder als Ergänzung

**Nachteile:**
- Hygiene (Smartphone)
- Akku-Abhängigkeit
- Private Geräte?

### Empfehlung

**Für stationäre Pflege:**
Feste Terminals an zentralen Punkten, ergänzt durch Nachbuchungsmöglichkeit im System.

## Tarifverträge und AVR

### TVöD-B (Kommunale Träger)

**Arbeitszeit:**
- 39 Stunden/Woche
- Schichtzulagen nach Anlage E

### AVR Caritas/Diakonie

**Kirchliche Träger:**
- Eigene Arbeitszeitregelungen
- Oft 39 Stunden/Woche
- Spezielle Zuschlagsregelungen

### Private Träger

**Unterschiedlich:**
- Haustarifverträge
- Individuelle Vereinbarungen
- Mindestlohn beachten

## Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der stationären Pflege

### Wie erfasse ich Bereitschaftsdienst korrekt?

Bereitschaftsdienst wird separat erfasst: Beginn und Ende der Bereitschaftszeit sowie tatsächliche Einsätze. Die Vergütung erfolgt nach Stufen je nach Inanspruchnahme. Das System sollte beides unterscheiden und für die Lohnabrechnung aufbereiten.

### Darf die Ruhezeit auf unter 11 Stunden verkürzt werden?

In Pflegeeinrichtungen ja, auf 10 Stunden (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Bedingung: Innerhalb von 4 Wochen muss eine andere Ruhezeit entsprechend verlängert werden. Das System sollte sowohl die Verkürzung als auch den Ausgleich dokumentieren.

### Wie weise ich die Personalmindestbesetzung nach?

Über Auswertungen aus der Zeiterfassung: Tägliche Besetzung nach Qualifikation, Fachkraftanteil, Nachtdienstbesetzung. Gute Systeme können diese Nachweise auf Knopfdruck erstellen und zeigen Unterschreitungen an.

### Zählt die Übergabezeit zur Arbeitszeit?

Ja, die Schichtübergabe ist Arbeitszeit und muss entsprechend erfasst und vergütet werden. Planen Sie Überlappungszeiten von 15-30 Minuten ein und erfassen Sie diese korrekt. Die Übergabe ist für die Pflegequalität und Patientensicherheit wichtig.

## Fazit

Zeiterfassung in der stationären Pflege muss mit 24/7-Schichtbetrieb, verschiedenen Zuschlägen und knappem Personal umgehen können. Ein gutes System automatisiert die Zuschlagsberechnung, prüft Ruhezeiten und liefert Nachweise für Personalmindestbesetzung. Die Integration mit Dienstplanung spart Zeit und verhindert Konflikte. Investieren Sie in ein System, das die Besonderheiten der Pflege versteht – es entlastet die ohnehin stark beanspruchten Pflegekräfte und die Verwaltung.

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