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title: "Zeiterfassung in Logistik und Spedition"
description: "Zeiterfassung in Logistik und Spedition: Anforderungen für Lager, Transport und Fuhrpark. Lösungen für mobile und stationäre Mitarbeiter."
author: "Redaktion"
category: "branchen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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# Zeiterfassung in Logistik und Spedition

Logistik und Spedition sind Branchen in Bewegung – im wörtlichen Sinn. Lagerarbeiter, Fahrer und Disponenten haben unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung. Wie bringt man alle unter einen Hut?

## Das Wichtigste in Kürze

- Logistik erfordert verschiedene Erfassungsmethoden (Terminal, App, Tachograph)
- MiLoG-Dokumentationspflicht für die gesamte Branche
- Fahrer haben besondere Vorschriften (Lenk- und Ruhezeiten)
- Mobile Erfassung für Außendienst und Fahrer
- Integration mit Tourenplanung und Lohnbuchhaltung

## Besonderheiten der Branche

### Mitarbeitergruppen

| Gruppe | Arbeitsort | Erfassungsmethode |
|--------|------------|-------------------|
| Lagerarbeiter | Stationär | Terminal |
| LKW-Fahrer | Mobil | Tachograph + App |
| Kurierfahrer | Mobil | App |
| Disponenten | Büro | PC-/App-Erfassung |
| Verwaltung | Büro | PC-/App-Erfassung |

### Branchenspezifische Anforderungen

**Gesetzlich:**
- MiLoG-Dokumentationspflicht (Branche in § 2a SchwarzArbG genannt)
- Lenk- und Ruhezeiten für Fahrer
- Sonntagsfahrverbot (mit Ausnahmen)

**Operativ:**
- Schichtbetrieb (oft 24/7)
- Saisonale Schwankungen
- Hohe Flexibilitätsanforderungen
- Zeitkritische Prozesse

> **Hinweis:**
>
> Logistik und Spedition gehören zu den Branchen mit besonderer MiLoG-Dokumentationspflicht. Die Zeiterfassung ist nicht nur sinnvoll, sondern gesetzlich vorgeschrieben.

## Zeiterfassung im Lager

### Anforderungen

**Umgebung:**
- Große Flächen
- Temperaturschwankungen (Kühl-/Tiefkühllager)
- Staub und Feuchtigkeit
- Handschuhe (Kühllager)

**Arbeitsorganisation:**
- Schichtbetrieb
- Flexible Arbeitszeiten
- Akkordbasierte Tätigkeiten
- Kommissionierung, Wareneingang, Versand

### Empfohlene Lösung

**Terminal am Eingang:**
- RFID-Chips für schnelles Stempeln
- Industrieausführung (robust)
- Mehrere Terminals bei großen Lagern

**Ergänzend:**
- Handscanner mit Zeiterfassung
- Warenwirtschafts-Integration

### Kommissionierung zuordnen

**Option 1: Nur Anwesenheit**
Einfach, aber keine Zuordnung zu Aufträgen.

**Option 2: Auftragsbezogen**
Zeiterfassung pro Kommissionierauftrag über Scanner oder Terminal.

**Option 3: Bereichsbezogen**
Umstempeln beim Wechsel des Bereichs (Wareneingang, Lager, Versand).

## Zeiterfassung für Fahrer

### LKW-Fahrer

**Besonderheit:**
Lenk- und Ruhezeiten unterliegen der EU-Verordnung 561/2006.

**Dokumentation:**
- Digitaler Tachograph (Pflicht)
- Fahrerkarte
- Manuelle Nachträge für sonstige Arbeitszeit

**Arbeitszeit-Bestandteile:**
- Lenkzeit: Am Steuer
- Andere Arbeitszeit: Laden/Entladen, Wartung, Dokumentation
- Bereitschaftszeit: Warten auf Verladung
- Pausen und Ruhezeiten

**Integration:**
Tachograph-Daten können in Zeiterfassungssoftware übernommen werden.

### Kurier- und Paketfahrer

**Anforderungen:**
- Viele kurze Stopps
- Schnelle Erfassung
- GPS-Tracking (mit Einwilligung)

**Lösung:**
- Smartphone-App
- Automatische Tourenerfassung
- Start/Stop pro Tour

### Außendienstler und Monteure

**Anforderungen:**
- Wechselnde Einsatzorte
- Projektzuordnung
- Fahrzeiterfassung

**Lösung:**
- Mobile App
- Projekte/Kunden auswählen
- Fahrzeit separat erfassen

> **Tipp:**
>
> Für LKW-Fahrer ist der digitale Tachograph die wichtigste Datenquelle. Eine gute Zeiterfassungslösung importiert diese Daten und ergänzt sie um sonstige Arbeitszeiten.

## Lenk- und Ruhezeiten

### Gesetzliche Vorgaben

**Lenkzeit:**
- Max. 9 Stunden täglich (2x pro Woche 10 Stunden)
- Max. 56 Stunden wöchentlich
- Max. 90 Stunden in zwei Wochen

**Pausen:**
- Nach 4,5 Stunden Lenkzeit: 45 Minuten
- Oder: 15 + 30 Minuten aufgeteilt

**Ruhezeit:**
- Täglich: 11 Stunden (3x pro Woche auf 9 Stunden verkürzbar)
- Wöchentlich: 45 Stunden (alle 2 Wochen auf 24 Stunden verkürzbar)

### Dokumentation

| Zeitart | Erfassung |
|---------|-----------|
| Lenkzeit | Tachograph (automatisch) |
| Andere Arbeitszeit | Tachograph (manuell) |
| Bereitschaftszeit | Tachograph (manuell) |
| Pausen/Ruhezeit | Tachograph (automatisch/manuell) |

### Kontrollen

**Mögliche Prüfer:**
- BAG (Bundesamt für Güterverkehr)
- Polizei
- Gewerbeaufsicht

**Nachweispflicht:**
Letzter 28 Tage auf der Fahrerkarte + Ausdrucke/Datensätze im Unternehmen.

## Schichtbetrieb in der Logistik

### Typische Modelle

**2-Schicht-Modell:**
- Frühschicht: 06:00-14:00
- Spätschicht: 14:00-22:00

**3-Schicht-Modell (24/7):**
- Frühschicht: 06:00-14:00
- Spätschicht: 14:00-22:00
- Nachtschicht: 22:00-06:00

**Flexible Schichten:**
- Kernzeit mit flexiblem Beginn/Ende
- Anpassung an Auftragsvolumen

### Schichtplanung

**Integration:**
Zeiterfassung sollte mit Schichtplanung verbunden sein:
- Soll-Ist-Vergleich
- Abweichungen erkennen
- Automatische Zuschlagsberechnung

### Saisonale Schwankungen

**Herausforderung:**
- Weihnachtsgeschäft
- Black Friday
- Sommer (Urlaubsvertretung)

**Lösung:**
- Flexible Arbeitszeitkonten
- Aushilfen mit separater Erfassung
- Überstundenregelung

## MiLoG-Dokumentation

### Pflichten

**§ 17 MiLoG für Logistik:**
- Arbeitszeitaufzeichnung Pflicht
- Spätestens 7 Tage nach Arbeitsleistung
- Aufbewahrung 2 Jahre

**Zu dokumentieren:**
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Dauer der Arbeitszeit
- Name des Arbeitnehmers

### Besonderheiten bei Fahrern

**Abgrenzung:**
Lenkzeiten sind dokumentiert (Tachograph), aber:
- Andere Arbeitszeiten (Laden, Warten) müssen separat erfasst werden
- Gesamtarbeitszeit für MiLoG relevant

### Kontrollen

**Zuständig:**
Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit)

**Bußgelder:**
Bis zu 30.000 € bei Verstößen.

> **Hinweis:**
>
> Der Tachograph ersetzt nicht die MiLoG-Dokumentation vollständig. Andere Arbeitszeiten wie Laden, Entladen und Warten müssen zusätzlich erfasst werden.

## Integration und Schnittstellen

### Wichtige Systeme

| System | Integration |
|--------|-------------|
| Tachograph/Telematik | Lenkzeiten importieren |
| Warenwirtschaft | Aufträge zuordnen |
| Tourenplanung | Soll-Zeiten übernehmen |
| Lohnbuchhaltung | Zeiten exportieren |
| Fuhrparkverwaltung | Fahrzeugzeiten |

### Tachograph-Integration

**Möglichkeiten:**
- Download der Fahrerkarte
- Remote-Auslesen via Telematik
- Import in Zeiterfassung

**Vorteile:**
- Keine doppelte Erfassung
- Lückenlose Dokumentation
- Automatische Auswertung

### Tourenplanung-Integration

**Nutzen:**
- Soll-Zeiten aus Tourenplanung
- Vergleich mit Ist-Zeiten
- Abweichungsanalyse
- Optimierung der Planung

## Mobile Zeiterfassung

### Anforderungen an die App

**Funktionen:**
☐ Einfaches Stempeln (Kommen/Gehen)
☐ Projektzuordnung (Touren, Kunden)
☐ Offline-Fähigkeit
☐ Standorterfassung (optional, mit Einwilligung)
☐ Fahrtenbuch-Integration
☐ Pausenerfassung

### GPS-Tracking

**Vorteile:**
- Nachvollziehbare Touren
- Automatische Fahrtzeiterfassung
- Optimierung von Routen

**Rechtlich:**
- Nur mit Einwilligung
- Nur für dienstliche Fahrten
- Keine Privatfahrten tracken
- Betriebsrat einbeziehen

### Offline-Betrieb

**Wichtig:**
In Kellern, Lagern und auf dem Land oft kein Netz.

**Lösung:**
App speichert lokal, synchronisiert bei Verbindung.

## Auswertungen für die Logistik

### Operative Kennzahlen

| Kennzahl | Nutzen |
|----------|--------|
| Produktivität pro Tour | Tourenplanung optimieren |
| Überstundenquote | Personalkapazität planen |
| Schichtauslastung | Schichten anpassen |
| Fahrzeit vs. Arbeitszeit | Effizienz analysieren |

### Compliance-Reports

**Wichtig für Prüfungen:**
- MiLoG-Dokumentation vollständig
- Lenk- und Ruhezeiten eingehalten
- Arbeitszeitgrenzen beachtet

### Kostenanalyse

**Personalkosten zuordnen:**
- Pro Tour
- Pro Kunde
- Pro Abteilung

## Häufige Fragen zur Logistik-Zeiterfassung

### Reicht der Tachograph als Zeiterfassung für Fahrer?

Nicht vollständig. Der Tachograph erfasst Lenkzeiten und kann auch andere Arbeitszeiten dokumentieren. Aber für die MiLoG-Dokumentation müssen alle Arbeitszeiten (auch Laden, Warten, Büroarbeit) nachgewiesen werden. Eine ergänzende Zeiterfassung ist daher sinnvoll.

### Wie erfasse ich Wartezeiten bei der Verladung?

Wartezeiten sind Arbeitszeit oder Bereitschaftszeit – in jedem Fall zu erfassen. Im Tachograph können Sie 'andere Arbeitszeit' oder 'Bereitschaft' auswählen. In einer separaten Zeiterfassung dokumentieren Sie Beginn und Ende der Wartezeit mit Vermerk.

### Darf ich Fahrer per GPS tracken?

Nur mit ausdrücklicher Einwilligung, für dienstliche Zwecke und unter Einhaltung des Datenschutzes. Private Fahrten dürfen nicht getrackt werden. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht. Die Daten dürfen nur für die vereinbarten Zwecke (z.B. Tourenplanung, Zeiterfassung) verwendet werden.

### Welche Bußgelder drohen bei fehlender Dokumentation?

Bei Verstößen gegen die MiLoG-Dokumentationspflicht drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Bei Verstößen gegen Lenk- und Ruhezeiten sind Bußgelder bis 15.000 € pro Verstoß möglich. Zusätzlich kann es zu Untersagung des Betriebs kommen.

## Fazit

Zeiterfassung in Logistik und Spedition muss verschiedene Mitarbeitergruppen und Anforderungen abdecken: stationäre Lagerarbeiter, mobile Fahrer, gesetzliche Dokumentationspflichten. Die richtige Lösung kombiniert Terminals, Mobile Apps und Tachograph-Integration – und liefert Daten für Lohnabrechnung, Compliance und Optimierung.

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