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title: "Zeiterfassung in der Eventagentur"
description: "Zeiterfassung für Events: Projekt-, Aufbau- und Veranstaltungszeiten richtig dokumentieren."
author: "Redaktion"
category: "branchen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung Eventagentur","Event Arbeitszeit","Veranstaltung Stunden","Eventagentur Zeiterfassung"]
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# Zeiterfassung in der Eventagentur

Events planen, aufbauen, durchführen – und alle Zeiten dokumentieren.

## Das Wichtigste in Kürze

- Projektbezogene Erfassung für Kalkulation
- Unterschiedliche Phasen: Planung, Aufbau, Event, Abbau
- Mobile Erfassung am Veranstaltungsort
- Überstunden und Nachtarbeit bei Events
- Basis für Nachkalkulation und Kundenabrechnung

## Besonderheiten der Branche

### Typische Arbeitsweise

Was Eventagenturen ausmacht:

| Merkmal | Bedeutung für Zeiterfassung |
|---------|----------------------------|
| Projektbasiert | Zuordnung zu Events |
| Phasen unterschiedlich | Planung vs. Durchführung |
| Unregelmäßig | Stoßzeiten bei Events |
| Vor Ort | Mobile Erfassung nötig |
| Lange Tage | ArbZG beachten |

### Herausforderungen

Spezifische Schwierigkeiten:

- **Unvorhersehbar** – Events laufen anders als geplant
- **Lange Tage** – Aufbau + Event + Abbau
- **Wechselnde Orte** – Jeden Event woanders
- **Viele Beteiligte** – Fest + Freelancer
- **Stress am Event-Tag** – Keine Zeit zum Buchen

## Zeitkategorien

### Phasen eines Events

Was erfassen:

| Phase | Typische Tätigkeiten |
|-------|---------------------|
| Konzeption | Planung, Briefing |
| Vorbereitung | Organisation, Buchungen |
| Aufbau | Technik, Dekoration |
| Durchführung | Event selbst |
| Abbau | Rückbau, Reinigung |
| Nachbereitung | Auswertung, Abrechnung |

### Kategorisierung

Struktur:

- **Event (Projekt)** – Name, Kunde, Datum
- **Phase** – Konzept, Aufbau, Event, Abbau
- **Tätigkeit** – Was konkret gemacht
- **Rolle** – Projektleitung, Technik, Service
- **Abrechenbar** – Ja/Nein/Pauschal

## Mobile Erfassung

### Am Veranstaltungsort

Was wichtig ist:

| Feature | Nutzen |
|---------|--------|
| Offline-Modus | Ohne Netz erfassen |
| GPS | Standort dokumentieren |
| Schnelle Buchung | Im Stress nutzen |
| Projektwechsel | Zwischen Events wechseln |
| Notizen | Besonderheiten festhalten |

### Praktische Tipps

Im Eventbetrieb:

- **Timer starten** – Bei Ankunft
- **Pauschale Aufbauzeit** – Wenn genau nicht möglich
- **Wechsel dokumentieren** – Bei mehreren Events
- **Nach Event buchen** – Wenn während nicht möglich
- **Rückfahrt** – Als Arbeitszeit

## Freelancer und Externe

### Zusammenarbeit

Verschiedene Beteiligte:

| Gruppe | Erfassung |
|--------|-----------|
| Festangestellte | Intern |
| Freelancer | Eigene Rechnung |
| Aushilfen | Intern oder extern |
| Dienstleister | Rechnung |

### Projektbezogene Auswertung

Alle Zeiten zusammenführen:

- **Interne Mitarbeiter** – Aus Zeiterfassung
- **Freelancer** – Aus Rechnungen/Nachweisen
- **Dienstleister** – Aus Angeboten/Rechnungen
- **Summe** – Gesamtaufwand
- **Nachkalkulation** – Vs. Kalkulation

## Arbeitsrecht beachten

### Lange Event-Tage

Was gilt:

| Regelung | Grenze |
|----------|--------|
| Tägliche Arbeitszeit | Max. 10h |
| Wöchentlich | Durchschnitt 48h |
| Ruhezeit | Min. 11h |
| Nachtarbeit | Zuschlag |

### Praktische Handhabung

Wie umgehen:

- **Planung** – Schichten einteilen
- **Rotation** – Nicht alle alles
- **Pausen** – Auch bei Events
- **Ausgleich** – Freie Tage danach
- **Dokumentation** – Für Nachweis

## Abrechnung

### Kundenabrechnung

Modelle:

| Modell | Beschreibung |
|--------|--------------|
| Pauschal | Festpreis pro Event |
| Nach Aufwand | Stundensätze |
| Kombiniert | Pauschal + Extra |
| Projektphasen | Je Phase anders |

### Nachkalkulation

Was auswerten:

- **Geplante Stunden** – Aus Kalkulation
- **Tatsächliche Stunden** – Aus Zeiterfassung
- **Abweichung** – Mehr/weniger als geplant
- **Ursache** – Warum Abweichung
- **Learnings** – Für nächste Kalkulation

## Häufige Fragen

### Wie erfasse ich Zeit während eines stressigen Events?

Pragmatisch: Start bei Ankunft, Ende bei Abreise erfassen. Details (Pausen, Tätigkeiten) können nach dem Event ergänzt werden. Eine gut konfigurierte App mit Timer macht das Starten/Stoppen in Sekunden möglich.

### Darf ein Event-Tag länger als 10 Stunden dauern?

Grundsätzlich nicht – das ArbZG gilt auch für Events. Planen Sie daher mit Ablösungen oder teilen Sie auf (Aufbau-Team, Event-Team, Abbau-Team). Längere Tage erfordern tarifvertragliche Regelung und zeitnahen Ausgleich.

### Wie rechne ich Freelancer-Zeit zum Projekt?

Freelancer erfassen ihre Zeit selbst und rechnen per Rechnung ab. Für Ihre Projektkalkulation: Übernehmen Sie die Stunden aus der Rechnung in Ihr Projektcontrolling. So haben Sie den Gesamtaufwand im Blick.

### Ist Anfahrtszeit zum Event Arbeitszeit?

Ja, Fahrt vom Büro/zu Hause zum Event ist Arbeitszeit, da es ein wechselnder Arbeitsort ist. Dokumentieren Sie Abfahrt und Ankunft. Die Rückfahrt ist ebenfalls Arbeitszeit. Bei sehr weiter Anreise: Übernachtung prüfen.

### Wie kalkuliere ich Events realistisch?

Nutzen Sie historische Daten: Wie lange haben ähnliche Events wirklich gedauert? Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes. Unterscheiden Sie Aufbau, Event und Abbau in der Kalkulation. Führen Sie konsequent Nachkalkulation durch.

## Fazit

Zeiterfassung in der Eventagentur erfordert Flexibilität: Mobile Erfassung für wechselnde Orte, Projektstruktur für verschiedene Events, pragmatische Lösungen für stressige Event-Tage. Das ArbZG gilt auch bei Events – planen Sie mit Schichten und Ausgleich. Die Daten sind Gold wert für realistische Kalkulationen. Unterscheiden Sie zwischen abrechenbarer und interner Zeit, führen Sie Nachkalkulationen durch, und lernen Sie aus jedem Event für das nächste.

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