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title: "Zeiterfassung für Architekten und Ingenieurbüros"
description: "Zeiterfassung im Planungsbüro: Projektzeiten nach HOAI erfassen, Leistungsphasen dokumentieren und Stundensätze kalkulieren."
author: "Redaktion"
category: "branchen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung Architekten","Ingenieurbüro Stunden","HOAI Zeiterfassung","Planungsbüro Projektzeit"]
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# Zeiterfassung für Architekten und Ingenieurbüros

Leistungsphasen, Bauvorhaben, Stundenhonorare – Planungsbüros brauchen genaue Zeiterfassung.

## Das Wichtigste in Kürze

- Projektbezogene Erfassung unverzichtbar
- Leistungsphasen nach HOAI unterscheiden
- Nachkalkulation für künftige Honorare
- Angestellte: auch ArbZG-Erfassung
- Häufig Kombination aus Pauschale und Stunden

## Besonderheiten der Branche

### Abrechnungsmodelle

Wie abgerechnet wird:

| Modell | Beschreibung |
|--------|--------------|
| HOAI-Honorar | Nach Leistungsphasen |
| Stundenhonorar | Vereinbarter Stundensatz |
| Pauschale | Fester Betrag pro Leistung |
| Kombination | Pauschale + Stunden für Extras |

### Leistungsphasen (HOAI)

Die 9 Phasen:

- **LP 1: Grundlagenermittlung (2%)**
- **LP 2: Vorplanung (7%)**
- **LP 3: Entwurfsplanung (15%)**
- **LP 4: Genehmigungsplanung (3%)**
- **LP 5: Ausführungsplanung (25%)**
- **LP 6: Vorbereitung Vergabe (10%)**
- **LP 7: Mitwirkung Vergabe (4%)**
- **LP 8: Objektüberwachung (32%)**
- **LP 9: Objektbetreuung (2%)**

## Projektzeiten erfassen

### Was erfassen

Für jede Buchung:

| Element | Erfassung |
|---------|-----------|
| Projekt/Bauvorhaben | Welches Projekt |
| Leistungsphase | LP 1-9 |
| Tätigkeit | Was genau |
| Dauer | Wie lange |
| Bearbeiter | Wer hat gearbeitet |

### Struktur im System

Wie organisieren:

- **Bauvorhaben** – Kunde + Projektname
- **Leistungsphasen** – LP 1-9 als Unterkategorien
- **Tätigkeitsarten** – Entwurf, Abstimmung, Baustelle
- **Stundensätze** – Pro Mitarbeitergruppe
- **Budget** – Geplante Stunden pro LP

### Detailgrad

Wie genau:

| Ebene | Empfehlung |
|-------|------------|
| Projekt | Immer |
| Leistungsphase | Empfohlen |
| Tätigkeit | Wenn sinnvoll |
| Beschreibung | Für Stundennachweis |

## Nachkalkulation

### Warum wichtig

Nutzen:

| Nutzen | Beschreibung |
|--------|--------------|
| Honorar prüfen | HOAI vs. tatsächlicher Aufwand |
| Künftige Angebote | Besser kalkulieren |
| Leistungsphasen | Welche dauert länger |
| Mitarbeiterkosten | Interner Stundensatz |

### Was auswerten

Kennzahlen:

- **Gesamtstunden pro LP** – Aufwand vs. HOAI-Anteil
- **Effektiver Stundensatz** – Honorar / Stunden
- **Rentabilität** – Gewinn pro Projekt
- **Abweichung** – Plan vs. Ist
- **Mitarbeiter** – Produktivität

## Stundennachweis

### Für Kunden

Was auf die Rechnung:

| Element | Inhalt |
|---------|--------|
| Datum | Wann gearbeitet |
| Mitarbeiter | Wer (optional) |
| Tätigkeit | Was gemacht |
| Dauer | Stunden (oft 0,1h-Taktung) |
| Stundensatz | Welcher Satz |

### Dokumentation

Für den Nachweis:

- **Projektname** – Eindeutig identifizierbar
- **Leistungsphase** – LP X nach HOAI
- **Tätigkeitsbeschreibung** – Was wurde gemacht
- **Zeitraum** – Von-bis oder Dauer
- **Unterschrift** – Bei Bedarf

## Arbeitszeit Angestellte

### Doppelte Erfassung

Wie bei Anwälten:

| Erfassung | Zweck |
|-----------|-------|
| Projektzeit | Für Abrechnung/Nachkalkulation |
| Arbeitszeit | Für ArbZG-Compliance |
| Summe | Sollte übereinstimmen |

### Besonderheiten

Was beachten:

- **ArbZG gilt** – Max. 10h/Tag
- **Baustelle** – Wegezeit = Arbeitszeit
- **Überstunden** – Dokumentieren
- **Projektüberschreitung** – ArbZG geht vor
- **Freiberufler** – Andere Regeln

## Nicht-abrechenbare Zeit

### Was dazugehört

Typisch im Büro:

| Kategorie | Beispiele |
|-----------|-----------|
| Akquise | Angebote schreiben |
| Büro-Intern | Meetings, Admin |
| Weiterbildung | Schulungen |
| Wettbewerbe | Wenn nicht vergütet |

### Erfassen und auswerten

Wie handhaben:

- **Als Kategorie erfassen** – "Intern", "Akquise"
- **Quote ermitteln** – Wie viel Prozent nicht-produktiv
- **In Stundensatz einrechnen** – Overhead berücksichtigen
- **Optimieren** – Quote senken
- **Realistisch bleiben** – 100% abrechenbar unrealistisch

## Häufige Fragen

### Muss ich Zeiten nach Leistungsphasen erfassen, wenn nach HOAI abgerechnet wird?

Nicht zwingend, da das HOAI-Honorar nach Prozentsätzen berechnet wird, nicht nach Stunden. Aber: Für die Nachkalkulation ist es sehr sinnvoll. So sehen Sie, ob die HOAI-Anteile dem tatsächlichen Aufwand entsprechen – wichtig für künftige Projekte und Verhandlungen.

### Wie detailliert sollte die Tätigkeitsbeschreibung sein?

Bei Stundenhonorar: detailliert genug, dass der Kunde versteht, wofür er zahlt. Bei interner Nachkalkulation: so detailliert wie für die Analyse nötig. In der Praxis: Standardisierte Tätigkeitskategorien (Entwurf, Abstimmung, Baustelle) plus kurze Beschreibung reichen oft.

### Zählt Fahrtzeit zur Baustelle als Arbeitszeit?

Für angestellte Mitarbeiter: Ja, Wegezeit zwischen Büro und Baustelle (oder zwischen Baustellen) ist Arbeitszeit nach ArbZG. Für die Abrechnung an den Kunden: Das hängt von der Vereinbarung ab – manche rechnen Fahrtzeit voll ab, manche reduziert, manche gar nicht.

### Wie gehe ich mit Wettbewerbsteilnahmen um?

Wettbewerbe sind oft nicht vergütet oder nur bei Gewinn. Die Zeit sollte trotzdem erfasst werden – als 'Akquise' oder 'Nicht-abrechenbar'. So wissen Sie, wie viel Sie in Wettbewerbe investieren. Für die Kalkulation: Diese Zeit muss über die regulären Projekte refinanziert werden.

### Sollten Teilhaber/Inhaber auch ihre Zeit erfassen?

Für ArbZG: nicht verpflichtet (keine Arbeitnehmer). Für Nachkalkulation: unbedingt empfohlen. Nur so wissen Sie, was ein Projekt wirklich kostet – auch Ihre eigene Zeit hat einen Wert. Für Projektcontrolling und Stundensatz-Kalkulation sind die Inhaberstunden wichtig.

## Fazit

Architekten und Ingenieurbüros brauchen projektbezogene Zeiterfassung – für Stundenhonorar-Abrechnung, Nachkalkulation und künftige Angebote. Die Erfassung nach Leistungsphasen zeigt, wo der tatsächliche Aufwand liegt. Angestellte Mitarbeiter müssen zusätzlich ArbZG-konform erfassen. Nicht-abrechenbare Zeit gehört dazu und muss in den Stundensatz einkalkuliert werden. Gute Zeiterfassung ist die Grundlage für wirtschaftlich erfolgreiche Projekte.

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