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title: "Krankmeldung: Der richtige Prozess für Arbeitgeber"
description: "Krankmeldung im Unternehmen richtig handhaben: Von der Meldung über die AU bis zur Rückkehr. Mit Checklisten und Vorlagen."
author: "Redaktion"
category: "abwesenheiten"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Krankmeldung Prozess Arbeitgeber","Arbeitsunfähigkeit","AU Bescheinigung","Krankmeldung Arbeitgeber"]
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# Krankmeldung: Der richtige Prozess für Arbeitgeber

Ein klarer Krankmeldungsprozess ist für Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichermaßen wichtig. Dieser Guide zeigt, wie Sie Krankmeldungen rechtssicher und effizient handhaben.

## Das Wichtigste in Kürze

- Mitarbeiter müssen Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden
- Die elektronische AU (eAU) ersetzt seit 2023 den gelben Schein
- Arbeitgeber müssen die eAU bei der Krankenkasse abrufen
- Entgeltfortzahlung besteht für 6 Wochen
- Digitale Systeme vereinfachen das Abwesenheitsmanagement erheblich

## Gesetzliche Grundlagen

### Meldepflicht des Arbeitnehmers

Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) gilt:

**Unverzügliche Mitteilung:**
- Bei Arbeitsunfähigkeit sofort informieren
- Am ersten Tag, vor Arbeitsbeginn
- Voraussichtliche Dauer angeben

**Nachweis:**
- Ab dem 4. Krankheitstag AU-Bescheinigung erforderlich
- Arbeitgeber kann früher verlangen (ab 1. Tag)
- Muss im Arbeitsvertrag/Betriebsvereinbarung geregelt sein

### Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit Januar 2023 gilt:

| Vorher | Seit 2023 |
|--------|-----------|
| Gelber Schein | Elektronische Übermittlung |
| Mitarbeiter bringt zur Arbeit | Arzt übermittelt an Krankenkasse |
| Papierbasiert | Arbeitgeber ruft ab |

**So funktioniert es:**
1. Mitarbeiter geht zum Arzt
2. Arzt übermittelt eAU an Krankenkasse
3. Arbeitgeber ruft eAU bei Krankenkasse ab
4. Daten gehen in Lohnabrechnung

### Entgeltfortzahlung

Anspruch auf Lohnfortzahlung:

- **Dauer:** 6 Wochen je Krankheitsfall
- **Höhe:** 100% des regulären Entgelts
- **Voraussetzung:** Arbeitsverhältnis besteht seit 4 Wochen
- **Danach:** Krankengeld von der Krankenkasse

> **Hinweis:**
>
> Bei gleicher Krankheit innerhalb von 6 Monaten werden die Krankheitstage zusammengezählt. Nach 6 Monaten ohne diese Krankheit beginnt ein neuer 6-Wochen-Anspruch.

## Der optimale Krankmeldungsprozess

### Schritt 1: Krankmeldung durch Mitarbeiter

Was der Mitarbeiter tun muss:

**Am ersten Krankheitstag:**
1. Arbeitgeber informieren (Telefon, E-Mail, App)
2. Voraussichtliche Dauer nennen
3. Erreichbarkeit für Rückfragen sicherstellen

**Zeitpunkt:**
- Vor dem regulären Arbeitsbeginn
- So früh wie möglich
- Bei Verlängerung: Erneut melden

### Schritt 2: Erfassung im System

Was HR/Vorgesetzte tun:

**Sofort:**
1. Abwesenheit im System erfassen
2. Team informieren (falls nötig)
3. Vertretung organisieren

**Dokumentation:**
- Datum und Uhrzeit der Meldung
- Voraussichtliche Dauer
- Ansprechpartner

### Schritt 3: eAU-Abruf

Der neue Prozess:

**Wann abrufen?**
- Frühestens am Tag nach dem Arztbesuch
- Die eAU wird erst nach 1-2 Tagen verfügbar
- Bei Verzögerung: Erneut versuchen

**Wie abrufen?**
- Über das Entgeltabrechnungsprogramm
- Über das Systemhaus
- Über Steuerberater

**Was enthält die eAU?**
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Erst- oder Folgebescheinigung
- Keine Diagnose (nur für Krankenkasse)

### Schritt 4: Verlängerung der Krankheit

Bei andauernder Krankheit:

- Mitarbeiter meldet sich erneut
- Arzt stellt Folgebescheinigung aus
- Erneuter eAU-Abruf erforderlich
- Lohnfortzahlung prüfen (6-Wochen-Grenze)

### Schritt 5: Rückkehr an den Arbeitsplatz

Nach der Genesung:

**Mitarbeiter:**
- Zum vereinbarten Zeitpunkt erscheinen
- Bei Rückkehrgespräch: Teilnehmen

**Arbeitgeber:**
- Abwesenheit im System beenden
- Bei längerer Krankheit: BEM-Gespräch prüfen
- Gegebenenfalls Wiedereingliederung

## Krankmeldung digital verwalten

### Vorteile digitaler Systeme

Digitale Abwesenheitsverwaltung bietet:

**Für Mitarbeiter:**
- Krankmeldung per App möglich
- Keine Papiere mehr
- Status jederzeit einsehbar

**Für Arbeitgeber:**
- Automatische Dokumentation
- Übersicht aller Abwesenheiten
- Auswertungen (Krankenquote etc.)
- Erinnerungen bei langen Krankmeldungen

### Integration mit eAU

Moderne Systeme bieten:

- Automatischen eAU-Abruf
- Abgleich mit Abwesenheitsmeldung
- Weiterleitung an Lohnabrechnung
- Lückenlose Dokumentation

> **Tipp:**
>
> Ein integriertes System aus Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnschnittstelle reduziert den Verwaltungsaufwand bei Krankmeldungen erheblich.

## Häufige Probleme und Lösungen

### Problem: Mitarbeiter meldet sich nicht

**Lösung:**
- Klare Regeln im Arbeitsvertrag
- Mehrere Meldekanäle anbieten (Telefon, E-Mail, App)
- Bei Nicht-Meldung: Gespräch führen
- Wiederholte Verstöße: Abmahnung möglich

### Problem: eAU nicht abrufbar

**Mögliche Ursachen:**
- Arzt hat noch nicht übermittelt
- Technische Probleme
- Falsches Krankenkassen-Kennzeichen

**Lösung:**
- 1-2 Tage warten und erneut versuchen
- Mitarbeiter kontaktieren
- Krankenkasse anrufen

### Problem: Häufige Kurzerkrankungen

**Ansätze:**
- Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
- Fehlzeitengespräche führen
- Arbeitsbedingungen prüfen
- Gesundheitsförderung anbieten

### Problem: Krankheit im Urlaub

**Regelung:**
- Urlaubstage werden nicht verbraucht
- AU-Bescheinigung erforderlich (auch im Ausland)
- Krankheitstage nicht nachgewährt, sondern neu beantragt

## Rechte und Pflichten

### Pflichten des Arbeitnehmers

| Pflicht | Details |
|---------|---------|
| Unverzügliche Meldung | Am 1. Tag vor Arbeitsbeginn |
| Nachweis | Ab 4. Tag (oder früher auf Verlangen) |
| Genesungsförderung | Nichts tun, was Genesung verzögert |
| Erreichbarkeit | Für Rückfragen erreichbar sein |

### Rechte des Arbeitgebers

| Recht | Einschränkung |
|-------|---------------|
| Frühere AU verlangen | Ab dem 1. Tag möglich |
| eAU abrufen | Erst nach Arztbesuch |
| Krankenrückkehrgespräch | Nicht verpflichtend für Mitarbeiter |
| Kündigung bei Krankheit | Nur unter engen Voraussetzungen |

### Was Arbeitgeber nicht dürfen

- Diagnose erfragen (Datenschutz)
- Krankenbesuch ohne Einwilligung
- Kündigung wegen Krankheit (Ausnahmen)
- Urlaubssperre wegen Krankheitstagen

## Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

### Wann ist BEM erforderlich?

Bei mehr als 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von 12 Monaten:

- Zusammenhängende Krankheit
- Oder mehrere Kurzerkrankungen
- Verpflichtend anzubieten

### Der BEM-Prozess

1. **Einladung:** Schriftlich, mit Hinweis auf Freiwilligkeit
2. **Gespräch:** Ursachen und Lösungen besprechen
3. **Maßnahmen:** Arbeitsplatzanpassung, Wiedereingliederung
4. **Dokumentation:** Ergebnisse festhalten
5. **Nachverfolgung:** Wirksamkeit prüfen

### Vorteile für Arbeitgeber

- Rechtssicherheit bei Kündigung
- Reduzierte Fehlzeiten
- Mitarbeiterbindung
- Vermeidung von Dauerkrankheit

## Kennzahlen zur Krankenstatistik

### Wichtige Metriken

| Kennzahl | Berechnung |
|----------|------------|
| Krankenquote | Krankheitstage / Sollarbeitstage × 100 |
| Durchschnittliche Krankheitsdauer | Krankheitstage / Anzahl Krankmeldungen |
| Häufigkeit | Anzahl Krankmeldungen / Mitarbeiter |
| Bradford-Faktor | S² × D (S=Fälle, D=Tage) |

### Benchmarks

Orientierungswerte für Deutschland:

- Durchschnittliche Krankenquote: ca. 5-6%
- Durchschnittliche Krankheitstage: ca. 15-20/Jahr
- Variiert stark nach Branche

## Häufige Fragen zur Krankmeldung

### Muss ich meinem Arbeitgeber sagen, was mir fehlt?

Nein, Sie müssen keine Diagnose nennen. Der Arbeitgeber erfährt aus der eAU nur die Dauer der Arbeitsunfähigkeit, nicht die Diagnose. Diese geht nur an die Krankenkasse.

### Darf ich bei Krankheit das Haus verlassen?

Ja, wenn es der Genesung nicht schadet. Notwendige Erledigungen wie Einkäufe oder Arztbesuche sind erlaubt. Auch Spaziergänge können heilungsfördernd sein. Vermeiden Sie aber Aktivitäten, die der Genesung schaden.

### Was passiert, wenn ich die eAU nicht abrufen kann?

Kontaktieren Sie den Mitarbeiter und bitten Sie um eine Kopie für Ihre Unterlagen. Technische Probleme beim eAU-Abruf entbinden den Mitarbeiter nicht von der Meldepflicht, aber Sie als Arbeitgeber von Sanktionen.

### Kann ich während der Krankheit gekündigt werden?

Eine Kündigung ist grundsätzlich auch während der Krankheit möglich. Allerdings ist eine krankheitsbedingte Kündigung nur unter sehr engen Voraussetzungen zulässig (negative Prognose, erhebliche Beeinträchtigung, Interessenabwägung).

## Fazit

Ein klarer Krankmeldungsprozess schützt beide Seiten: Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, und Arbeitgeber haben Rechtssicherheit. Mit digitalen Tools und der eAU wird die Verwaltung deutlich einfacher. Wichtig bleibt eine vertrauensvolle Unternehmenskultur, die Krankmeldungen weder erschwert noch missbraucht.

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