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title: "Krankmeldung: Prozess für Arbeitgeber und HR"
description: "Krankmeldungsprozess optimieren: Abläufe, Fristen und digitale Lösungen für HR."
author: "Redaktion"
category: "abwesenheiten"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Krankmeldung Prozess","Krankmeldung Arbeitgeber","AU-Bescheinigung","Krankheit HR"]
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# Krankmeldung: Prozess für Arbeitgeber und HR

Krankmeldungen effizient verwalten – so optimieren Sie den Prozess.

## Das Wichtigste in Kürze

- Sofortige Meldepflicht des Mitarbeiters
- AU-Bescheinigung ab dem 4. Tag (oder früher)
- eAU: Elektronische Abfrage seit 2023
- Entgeltfortzahlung bis 6 Wochen
- Dokumentation für Lohnabrechnung und Statistik

## Gesetzliche Grundlagen

### Pflichten des Arbeitnehmers

Was Mitarbeiter tun müssen:

| Pflicht | Frist |
|---------|-------|
| Krankmeldung | Unverzüglich (vor Arbeitsbeginn) |
| AU-Bescheinigung | Spätestens am 4. Tag |
| Dauer mitteilen | Voraussichtliche Dauer |
| Erreichbarkeit | Für Rückfragen |

### Pflichten des Arbeitgebers

Was Sie tun müssen:

- **Entgeltfortzahlung** – Bis 6 Wochen bei gleicher Krankheit
- **Datenschutz** – Diagnose ist privat
- **Dokumentation** – Für Lohnabrechnung
- **eAU-Abruf** – Bei Krankenkasse abfragen
- **Wiedereingliederung** – Bei langer Krankheit (BEM)

## Der Krankmeldungsprozess

### Schritt für Schritt

Optimierter Ablauf:

| Schritt | Verantwortlich | Was passiert |
|---------|----------------|--------------|
| 1. Meldung | Mitarbeiter | Ruft an/schreibt |
| 2. Erfassung | Vorgesetzter/HR | Trägt ein |
| 3. AU-Abruf | HR/System | eAU bei Kasse |
| 4. Bestätigung | System | Bestätigung an MA |
| 5. Lohnabrechnung | HR/Buchhaltung | Entgeltfortzahlung |

### Detaillierter Ablauf

Prozessübersicht:

- **Mitarbeiter meldet sich** – Telefon, E-Mail, App
- **Vorgesetzter wird informiert** – Für Vertretungsplanung
- **HR erfasst Abwesenheit** – Im System eintragen
- **eAU-Abruf (ab Tag 4)** – Elektronisch bei Krankenkasse
- **Dokumentation** – Für Lohnabrechnung
- **Bei Genesung** – Rückkehr dokumentieren

## eAU: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

### Wie es funktioniert

Seit 2023:

| Aspekt | Beschreibung |
|--------|--------------|
| Arzt | Übermittelt eAU an Krankenkasse |
| Arbeitgeber | Ruft eAU bei Krankenkasse ab |
| Mitarbeiter | Muss nur noch informieren |
| Papier | Entfällt für Arbeitgeber |

### Technische Umsetzung

Was Sie brauchen:

- **Schnittstelle** – Lohnsoftware oder Portal
- **Zugang** – Registrierung bei Krankenkassen
- **Prozess** – Abruf nach Krankmeldung
- **Daten** – Beginn, Ende, Erstbescheinigung/Folgebescheinigung
- **Speicherung** – In der Personalakte

## Entgeltfortzahlung

### Anspruchsvoraussetzungen

Wann wird gezahlt:

| Voraussetzung | Erklärung |
|---------------|-----------|
| Arbeitsverhältnis > 4 Wochen | Wartezeit muss erfüllt sein |
| Arbeitsunfähigkeit | Nicht arbeitsfähig |
| Kein Verschulden | Keine grobe Fahrlässigkeit |
| Kausale Krankheit | Krankheit verhindert Arbeit |

### Berechnung

Was zahlen:

- **Dauer** – Max. 6 Wochen pro Krankheit
- **Höhe** – 100% des Bruttolohns
- **Fortgesetzte Krankheit** – Gleiche Krankheit = 6 Wochen gesamt
- **Neue Krankheit** – Neue 6 Wochen
- **Nach 6 Wochen** – Krankengeld von Krankenkasse

## Sonderfälle

### Kind krank

Was gilt:

| Aspekt | Regelung |
|--------|----------|
| Anspruch | 10 Tage/Jahr pro Kind (Alleinerziehende: 20) |
| Max. 25 Tage | Bei mehreren Kindern |
| Vergütung | Kinderkrankengeld von Kasse |
| Alter | Kind unter 12 Jahre |

### Häufige Kurzerkrankungen

Wie umgehen:

- **Dokumentation** – Muster erkennen
- **Gespräch** – Fürsorgepflicht ernst nehmen
- **BEM** – Ab 6 Wochen/Jahr
- **Ärztliches Attest ab Tag 1** – Kann angeordnet werden
- **Arbeitsrechtliche Schritte** – Ultima Ratio, komplex

## Dokumentation und Reporting

### Was erfassen

Daten dokumentieren:

| Datum | Was |
|-------|-----|
| Abwesenheiten | Wer, wann, wie lange |
| AU-Bescheinigungen | eAU-Daten |
| Entgeltfortzahlung | Berechnungen |
| Verläufe | Fortgesetzte Krankheit |

### Auswertungen

Was analysieren:

- **Krankenquote** – Krankheitstage / Sollarbeitstage
- **Entwicklung** – Trend über Zeit
- **Abteilungsvergleich** – Wo Auffälligkeiten
- **Kurzerkrankungen vs. lang** – Unterschiedliche Ursachen
- **Kosten** – Entgeltfortzahlung, Vertretung

## Kommunikation

### Mit dem kranken Mitarbeiter

Was beachten:

| Regel | Erklärung |
|-------|-----------|
| Genesung wünschen | Menschlich bleiben |
| Keine Diagnose fragen | Datenschutz |
| Rückfragen bei Dauer | Für Planung erlaubt |
| Erreichbarkeit | In Maßen, nicht belästigen |

### Im Team

Vertretung organisieren:

- **Schnell informieren** – Team weiß Bescheid
- **Aufgaben verteilen** – Dringendes abdecken
- **Keine Details** – Nur "krank", nicht warum
- **Rückkehr kommunizieren** – Wenn bekannt
- **Wertschätzung** – Für Vertretung danken

## Häufige Fragen

### Kann ich ein Attest ab dem ersten Tag verlangen?

Ja, der Arbeitgeber kann laut § 5 Abs. 1 EFZG die Vorlage einer AU-Bescheinigung früher als am vierten Tag verlangen – auch ab dem ersten Tag. Das muss nicht begründet werden, aber generelle Anordnungen sollten sachlich gerechtfertigt sein.

### Was wenn die eAU nicht abrufbar ist?

Technische Probleme können vorkommen. Dann können Sie den Mitarbeiter bitten, die AU vom Arzt in Papierform zu besorgen (Patienten-Ausfertigung). Die Entgeltfortzahlung darf nicht verweigert werden, nur weil die eAU technisch nicht funktioniert.

### Darf ich nachfragen, woran der Mitarbeiter erkrankt ist?

Nein, die Diagnose ist privat. Sie dürfen nur fragen, ob die Arbeitsfähigkeit durch die Arbeit beeinträchtigt werden könnte (z.B. Ansteckungsgefahr) oder wie lange die voraussichtliche Dauer ist. Der Mitarbeiter muss keine Diagnose nennen.

### Beginnt die 6-Wochen-Frist bei jeder neuen AU neu?

Nur bei einer anderen Krankheit. Bei derselben Grunderkrankung werden die Zeiten zusammengezählt. Nach 6 Monaten Pause beginnt die Frist aber auch bei derselben Krankheit neu. Bei neuer Krankheit gibt es immer neue 6 Wochen.

### Was kann ich tun bei Verdacht auf Blaumachen?

Vorsicht: Vorschnelle Anschuldigungen können nach hinten losgehen. Zunächst Muster dokumentieren (häufig montags/freitags, vor/nach Urlaub). Gespräch führen. Attest ab Tag 1 anordnen. Im Extremfall: Medizinischer Dienst prüft AU. Arbeitsrechtliche Schritte nur mit Beweisen.

## Fazit

Ein strukturierter Krankmeldungsprozess spart Zeit und Ärger. Mit eAU ist vieles einfacher geworden – die Papierflut entfällt. Wichtig bleiben: zeitnahe Erfassung, korrekte Entgeltfortzahlung, Datenschutz bei der Diagnose. Dokumentation hilft bei Auswertungen und der Erkennung von Mustern. Der menschliche Umgang – Genesung wünschen, nicht unter Druck setzen – sollte trotz aller Prozesse nicht vergessen werden.

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